L’une de mes plus grandes batailles en tant qu’entrepreneure est de rester organisée. Et la seule manière de rendre mes journées et mes semaines hyper productives sans frôler le burn-out est de développer un système qui va me guider et que je mettrais à jour une fois par semaine/mois.

En surfant sur le Web et en testant différentes méthodes, j’ai développé la mienne que je vous présente ici.

Note : trouvez les ressources pour vous aidez à vous organiser dans ma Bibliothèque digitale. 🙂

:: Identifier ses tâches ::

Mes 2 objectifs principaux dans mon organisation sont : organiser mes tâches quotidiennes et organiser mes tâches plus générales, qui peuvent être mensuelles ou annuelles.

Je vous conseille de prendre une heure au calme pour faire cette liste. Vous aurez besoin de toute votre concentration pour mettre vos tâches sur papier.

Cette liste se fait en général une fois et vous n’aurez plus qu’à la mettre à jour par la suite.

Exemples de tâche que vous pourriez trouver sur ma liste générale :

– Programmer mes réseaux sociaux.
– Répondre aux emails.
– Répondre aux messages de mes réseaux sociaux.
– Programmer mon infolettre.
– Rédiger mes billets de blog (2-3/semaine).
– Mettre à jour mon site.
– Créer deux produits gratuits.
– Créer un défi virtuel pour le groupe privé des #LadyBoss.
– Corriger la taille d’une image sur le site.
– Payer mon hébergement annuel.

:: Créer ses listes ::

Une fois que votre liste générale est faite, il s’agit de la scinder en plusieurs plus spécifiques. Commencez par créer une liste de tâches quotidiennes.

La mienne aura l’air de ceci :
– Répondre aux emails.
– Répondre aux messages sur les réseaux sociaux.
– Répondre aux demandes des clients.

Les tâches qui restent dans votre liste générale devraient être soit ponctuelles, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.

Créez maintenant votre liste de tâches hebdomadaires. Il faut y inscrire TOUT ce que vous devez faire par semaine sans exception.

Mon exemple serait :
– Programmer mon infolettre.
– Ajouter mes tâches ponctuelles pour la semaine à mon calendrier (en général ce sont des rendez-vous de dernière minute, des webinaires surprises, etc.).
– Rédiger mes billets de blog.

Vient ensuite la liste de tâches mensuelles.

La mienne à l’air de ceci :
– Faire la liste des tâches non récurrentes pour le mois.
– Programmer mes réseaux sociaux (je bloque un jour par mois pour le faire).
– Liste de billets de blog que je veux rédiger pour le mois.
– Liste des infolettres pour le mois.

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Créer votre liste annuelle.

La mienne :
– Mettre à jour mon site.
– Programmer mes dates de lancement de produits ou cours.
– Faire mon plan de webmarketing.
– Programmer mes vacances.

Enfin, créez votre liste de tâches ponctuelles. Les tâches ponctuelles sont celles que l’on ne fait qu’une fois et qui ne devraient pas revenir régulièrement.

Exemple :
– Mettre en place un nouvel opt-in sur son site.
– Mettre à jour sa biographie pour son site.
– Payer mon hébergeur et mes autres dépenses annuelles d’entreprise.

:: Transposer sa liste dans un calendrier ::

Les tâches de vos listes hebdomadaires, mensuelles et annuelles devraient pouvoir être reportées dans un calendrier.

Voici par exemple à quoi ressemble mon calendrier hebdomadaire type.

Ma semaine.pdf

( NB. Ma « journée bonus » fait partie de mes étapes pour ma Freedom Formula 🙂

Lundi :
– Je programme quelques posts Facebook, Twitter en relation avec les nouveautés de la semaine et mon plan de webmarketing.
– J’écris un billet de blog.
– Je programme mon infolettre pour le lendemain.

Mardi :
– Je travaille sur les cours que je veux offrir.
– Je travaille sur mes produits gratuits pour ma communauté.
– Journée de rencontre client s’il y a lieu.
– Comme c’est la journée sur mon groupe #Ladyboss, je suis plus présente sur les réseaux sociaux.

Mercredi :
– Je rédige un ou deux billets selon mon inspiration.
– Je travaille sur les formations ou mes produits gratuits.

Jeudi :
– Journée de rencontre clients.
– Je travaille sur les formations ou mes produits gratuits.
– Journée de rencontre client s’il y a lieu.

Vendredi : journée off en général.
– Je suis des cours en ligne – Je lis – Je prends des notes pour de futures idées de produits.
– Je rencontre des copines entrepreneures ou en vacances.

 

:: Au quotidien et les exceptions/imprévus ::

Mes tâches quotidiennes s’accomplissent de manière un peu plus organique/naturelle. J’essaie de fonctionner par bloc pour ne pas perdre le fil.

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Par exemple le lundi, dès que mon schtroumpf part à la garderie vers 9 h, je m’installe devant mon ordi et je me fixe des objectifs pour la journée. Je m’aide des notes prises la veille et de mes tâches ponctuelles. Puis je consulte mes emails et mes messages sur les réseaux sociaux, je réponds au plus urgent et je me mets des notes pour les actions à poser dans la journée. J’essaie d’allouer 1 à 2 heures à ces tâches.

Vers 10-11 h, j’essaie d’accomplir le maximum de tâches urgentes sur ma liste puis je consulte ma liste mensuelle de sujets de blog pour la semaine et je commence mes recherches et ma rédaction.

Je m’arrête vers 12 h 30-13 h et je m’entraîne pendant une heure (Yoga ou entraînement à la maison, danse ou running.).

14 h, je mange devant mon ordi (pas cool, mais bon !), je consulte rapidement mes emails, puis je finis mon billet de blog et je le programme pour le jour même ou le lendemain. Je rédige et programme également mon infolettre.

Rendue à 16 h, je consulte encore mes emails, réponds aux urgences et me mets des notes pour la to-do-list du lendemain. Si je n’ai pas déjà d’idée de repas pour le soir, je me dirige vers Pinterest et en général les idées viennent assez vite !

16 h 30, je lance de la musique et je commence la cuisine/rangement en attendant le retour de mon mini-ninja et de mon chéri.

Note : j’applique ce système de listes également à ma vie privée. Que ce soit quand je me lance dans un gros ménage de printemps ou pour organiser les valises avant un voyage !

:: Des outils ! ::

Voici les outils que j’utilise pour m’organiser :

– Pour mes listes, j’utilise mes calendriers et outils perso ( surtout la Liste quotidienne). Vous les trouverez gratuitement dans ma Bibliothèque digitale.

– Pour mes listes de projets plus généraux ou d’envergure, j’utilise Trello (gratuit)

N’hésitez pas à consulter ma page de ressources pour encore plus d’outils.

 

Et vous, quels sont vos meilleurs trucs pour faire en sorte que vos journées soient vraiment productives (et pas perdues sur Facebook) ?

 

Tagged: liste, organisation, planification, planifier, s’organiser, tâches, to-do-list

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