Il y a quelques mois, j’ai enfin trouvé LA méthode pour organiser mes emails professionnels. Je me suis inspirée de la méthode de Martha Spendowska de la compagnie de design The Polish Lab (qui n’existe plus malheureusement).

Depuis que je l’utilise, la gestion des messages de mes clients et des emails venant de mon site s’est beaucoup améliorée. Je ne suis plus perdue dans mes messages et je ne perds plus de temps. Et comme ça va vraiment bien, je me dis que cela pourrait vous être également utile.

 

:: Gestion (colorée) des messages ::

 

Pour ce système, j’utilise les labels, les filtres et un code couleur de Gmail.

(Si vous n’avez jamais utilisé ces derniers, vous trouverez les liens des tutoriaux en fin de billet.)

Note : quand j’écris dans le format UN —> DEUX, cela veut dire que DEUX est le sous-dossier de UN.

Ma boite email est configurée de manière à ce que ne soient visibles que les messages non lus. Les autres messages sont cachés ou visibles selon mon choix. C’est vraiment un choix personnel.

Prête ? C’est parti !

 

:: Processus ::

Voici comment ça se passe dans mes courriels quand un client m’écrit.

 

1- Premier message. Dès qu’un client m’écrit via le formulaire de contact sur mon site, le message arrive dans ma boite de réception et se voit attribué le label MESSAGE DU SITE. Pour ce faire, je mets en place un filtre.

2- Réponse. Si je pense que c’est un client potentiel, je lui attribue le label LEAD_CLIENT (lead veut dire prospect en anglais). Ici, je prends beaucoup de temps pour ma réponse, pour expliquer à mon client potentiel comment je travaille et pour comprendre son besoin.

3- Si c’est le coup de foudre avec mon lead et que nous décidons de travailler ensemble, je l’encourage à acheter le service dont il a besoin sur mon site et à répondre au questionnaire que je lui ai envoyé.

4- Ces questionnaires, lorsqu’ils arrivent dans ma boite mail, ont automatiquement le label correspondant au service. ex : si une personne achète le service L’Analyse fouillée, le label est QUESTIONNAIRE —> ANALYSE_FOUILLÉ. Ici encore, je me sers de l’option filtre.

5- Dès que je reçois ces notifications, j’enlève le label LEAD-CLIENT du mail de mon contact et je crée un label juste pour lui avec son nom ou celui de sa compagnie. Cela donne : CLIENT —> NOM_PRENOM. J’attribue ce label à tous les mails qui le concernent et c’est ce label qui sera utilisé jusqu’à la fin de notre collaboration.

7- Une fois notre collaboration terminée, je change le label pour CLIENT —> PASSÉ. Lorsque je reçois des messages de contact comportant ce label, je sais tout de suite que ce sont d’anciens clients, que je peux me reporter à leurs questionnaires et à notre travail ensemble pour leur répondre ou leur faire des offres personnalisées.

8- J’ai également créé des labels particuliers pour mes tests d’infolettre, mes factures, mes lectures, les messages de mes réseaux sociaux et les promotions/divers.

 

Voici une capture d’écran de mon Gmail pour vous en donner une idée :

gmail

 

Les liens:

Comment créer des filtres
Comment créer des labels et ajouter des couleurs

Avez-vous des astuces pour rendre mon système encore plus efficace ? Partagez-les dans les commentaires, j’adorerais les découvrir !

 

Tagged: clients, courriels, emails, gmail, roganisation

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